Jaarverslag

Jaarverslag 2018

In het bestuur zijn de functies als volgt verdeeld:

Voorzitter – Jan Zoethout
Secretaris – Corry Ytsma-van Wieren.
Penningmeester – Karin Castelein-Talma.
Ledenadministratie/verzekeringen – vacature
Alg. adjunct – Riemie Dijkstra-Klopstra

De heer G. de Vries en mevrouw D. van der Vijver zijn bode bij onze vereniging.

Tijdens de ledenvergadering van 2018 is mevrouw R. Dijkstra-Klopstra herkozen als algeheel adjunct van de vereniging.

Het bestuur vergadert elke eerste woensdag van de maand met uitzondering van de zomermaanden. De vergadering vindt afwisselend bij de bestuursleden thuis plaats. Ook gaan er afgevaardigden van het bestuur naar diverse vergaderingen en bijeenkomsten van het cluster Dantumadeel, de regiovergaderingen en de ledenvergaderingen van de Friese Federatie van Uitvaartverenigingen. Het cluster vergadert voortaan 1x per jaar, om beurten georganiseerd door de deelnemende uitvaartverenigingen. Dit jaar is de jaarlijkse clustervergadering gehouden op 12 november 2018 en georganiseerd door Rinsumageest. Er is een extra clustervergadering gehouden op 23 oktober 2018, waarbij o.a. over de kleding van de dragers is gesproken. Deze vergadering was op initiatief van onze vereniging naar aanleiding van de vergadering van vorig jaar. Er is tijdens deze vergadering de intentie uitgesproken om in de toekomst meer samen te werken op het gebied van kleding en het uitlenen van dragers in noodgevallen.

Er is in oktober een vergadering geweest met bode Gerrit de Vries. Per 1 november 2018 is Daniëlle van der Vijver gestopt als bode. Begin 2019 wordt de dochter van Durk Akkerman, Lisette Akkerman, ingewerkt als nieuwe bode.

Op 8 november 2018 is er een vergadering geweest met de dragers, klokkenluidster en aflegster. Tijdens deze vergadering zijn de werkzaamheden besproken. Er zijn ook nieuwe foto’s gemaakt van de dragers, aflegster en klokkenluidster om de foto’s op de site te kunnen vernieuwen. Tijdens deze vergadering was ook onze nieuwe drager, Hans Dijkstra, aanwezig. Hij is begin 2018 ook al mee geweest om te oefenen in De Jelsumerhof en is dit jaar in het pak gezet, zodat hij nu ook inzetbaar is. Op verzoek van de dragers is tijdens de vergadering van 8 november afgesproken, dat de dragers in 2019 nog een keer samen naar de Jelsumerhof gaan om te oefenen.

Het bestuur van de Federatie heeft de uitvaartverenigingen ingedeeld in 17 clusters. Onze vereniging is ingedeeld in een cluster met de verenigingen van Dantumadeel.

Op de aan alle leden bezorgde of toegezonden uitnodigingsbrief voor de ledenvergadering, zijn stickers geplakt met de namen van de gezinsleden, die lid van onze vereniging zijn. Deze keer is er weer een machtigingsformulier bij de uitnodiging gevoegd als het betreffende lid nog niet middels automatisch incasso betaalt. Een aantal leden heeft deze machtiging inmiddels afgegeven. Nieuwe leden betalen altijd via een automatisch incasso. Ook heeft een aantal leden de nog niet ingeschreven kinderen opgegeven als lid.

Ook in 2019 hebben we als bestuur met elkaar de uitnodigingen voor de ledenvergadering in ons dorp bezorgd. Deze keer is op de uitnodiging het verzoek geplaatst om het email adres te geven, zodat we in de toekomst de uitnodiging via de mail kunnen versturen. Dit zou kostenbesparend zijn voor de vereniging en is bovendien beter voor het milieu. Wij hopen hier volgend jaar een begin mee te kunnen maken. Van die leden, waarvan we niet een mailadres hebben, wordt de uitnodiging nog op de oude manier bezorgd.

De aan de nabestaanden verstrekte enquête formulieren komen allemaal terug. Aan de hand van de opmerkingen, die zeer sporadisch zijn, hopen wij de dienstverlening op hoog niveau te houden en/of te kunnen verbeteren. Mocht er al een opmerking geplaatst worden, dan wordt hier door het bestuur actie op ondernomen.

De financiële resultaten zijn na het opmaken van de resultaten over 2018 in overeenstemming met de begroting.

De kascontrole is in 2018 uitgevoerd door de heer D. de Vries en mevrouw J. de Jong-Visser. De heer De Vries stelt zich beschikbaar voor de controle in 2019. Er wordt door het bestuur nog een nieuw kascontrolelid gezocht.

In het Doarpskompas is een vaste vermelding opgenomen van de bode met zijn telefoonnummer.

De website kan geraadpleegd worden. De website is in het afgelopen jaar door voorzitter Jan Zoethout aangepast en verbeterd. Er is op de website een apart tabblad aangebracht over de AVG.

Overzicht rooster van aftreden van de bestuursleden:
2019 Karin Castelein-Talma
2021 Jan Zoethout
2022 Corry Ytsma-van Wieren
2023 Riemie Dijkstra-Klopstra

De secretaris