C O N C E P T – N O T U L E N

Notulen van de jaarvergadering van Uitvaartvereniging Veenwouden e.o. op woensdag 17 april 2024.

Aanwezig waren 13 leden, waarvan 3 geen functie binnen de vereniging vervullen.
Afwezig m.k.: Arnold Ernst, Douwe van der Meer, Rinske van der Ende, Altinus Kooi en Papilionum.

1. Welkom
   Jan Zoethout opent de vergadering en heet iedereen hartelijk welkom. Helaas hebben alle bodes zich afgemeld voor de vergadering.
   Een speciaal welkom is er voor Durk van Dijk, hij is onze nieuwe drager. We hebben op die manier weer 7 dragers op papier. Er is in de afgelopen week contact geweest met drager Arnold Ernst, die ernstig ziek geweest is. Jan Zoethout heeft contact gehad met uitvaartvereniging De Westereen om in voorkomende gevallen dragers uit te wisselen.

2. Vaststellen van de agenda.
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

3. Moment van stilte ter nagedachtenis van de overledenen in 2023.
Jan Zoethout leest de namen voor van de leden die ons zijn ontvallen in het afgelopen kalenderjaar 2023. Hierna volgt een minuut stilte. Er zijn in het afgelopen jaar 19 uitvaarten verzorgd.

4. Mededelingen/ingekomen stukken
Corry Ytsma noemt de namen van de mensen, die zich afgemeld hebben voor de vergadering.

5. Notulen ledenvergadering 19 april 2023
Er is bij de secretaris geen verzoek binnen gekomen om de notulen op te sturen. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. De heer Werkhoven stelt voor om voortaan de notulen al voor de vergadering op de site te plaatsen met hierbij de vermelding “Concept”. Na de vergadering kan dit woordje verwijderd worden als de notulen vastgesteld zijn. Het bestuur neemt deze suggestie mee.

6. Jaarverslag secretaris over 2023
Het jaarverslag wordt door de secretaris voorgelezen. Er zijn geen op- of aanmerkingen over het jaarverslag, dat hierbij vastgesteld wordt. Er wordt gevraagd of er nog geen clustervergadering geweest is. Dit is niet het geval. De Westereen is aan de beurt om een vergadering te organiseren, maar zij vinden dat er geen onderwerpen zijn om over te vergaderen. Poppe Jan Ytsma vraagt zich af, of het stoppen van Cor Tanja als drager niet vermeld moet worden. Dit komt in het volgende jaarverslag, want hij is per 1 januari 2024 gestopt.

7. Bestuursverkiezing
Voorzitter Jan Zoethout is aftredend en niet herkiesbaar. Het bestuur is er, ondanks het feit dat verscheidene mensen gevraagd zijn, niet in geslaagd om een opvolger te vinden. Er heeft zich ook geen kandidaat gemeld bij het bestuur. Jan Zoethout wil daarom nog een jaar aanblijven om het bestuur de kans te geven om in het komende jaar een kandidaat te vinden. Tijdens de volgende jaarvergadering is Martha de Boer aftredend, en penningmeester Jis van der Veen heeft aangegeven, dat hij volgend jaar ook graag wil stoppen. Dit heeft als gevolg, dat het bestuur dringend op zoek is naar drie nieuwe bestuursleden. Klaas Auke Haagsma vraagt zich af, of er ook een mogelijkheid is om te fuseren met een andere vereniging. Jan Zoethout zegt, dat hier binnen de Federatie de nodige aandacht voor is. Het grote struikelblok bij een fusering is vaak de financiering. De verenigingen houden er vaak verschillende bedragen van contributie en ledenkorting op na. Ook niet alle verenigingen rekenen de kortingen door naar de nabestaanden. Het uitbesteden van de financiën is een kostbare zaak. Werkhoven stelt voor om de leden een dringende mail te sturen. We kunnen ook een bericht in het Doarpskompas zetten.

8. Pauze

9. Jaarverslag penningmeester 2022
Tijdens de pauze is het financieel verslag uitgereikt aan de aanwezigen. Dit wordt na de pauze toegelicht door de penningmeester. Het actuarieel bedrag is de verplichting naar de leden toe. De heer Werkhoven zegt, dat we te veel geld op de spaarrekening hebben bij de Rabobank. Dit klopt, maar we gaan er vanuit dat de Rabobank niet omvalt. Bovendien zijn we bezig om een deel van het spaargeld vast te zetten, zodat we meer rente ontvangen. Er zijn verder geen vragen over het financieel verslag.

10. Verslag kascontrole commissie
De kascontrôle is geweest op 28 februari. De kascontrole is dit jaar uitgevoerd door de heer K.A. Haagsma en de heer J. Bilstra. De heer Bilstra doet verslag en meldt dat er geen onrechtmatigheden zijn gevonden in de administratie. Er wordt hierna voorgesteld om decharge te verlenen aan de penningmeester en het bestuur. Dit wordt met een applaus door de aanwezige leden bekrachtigd.
Aftredend kascommissielid is de heer J. Bilstra. De heer S. Ytsma meldt zich als nieuw lid van de kascontrole commissie. Als reserve meldt de heer D. van Dijk zich. Hierdoor zal de kascommissie volgend jaar bestaan uit de heer S. Ytsma en de heer K.A. Haagsma. Reserve is dan de heer D. van Dijk.

11. Rondvraag
De heer D. van Dijk vraagt of er een aanwas van leden is. Dit is niet het geval. Het aantal leden daalt langzaam. We krijgen van de gemeente geen lijst met nieuwe bewoners of geboortes, vanwege de AVG wetgeving. Gelukkig hebben we binnen het bestuur iemand, die veel kennis heeft over veranderingen bij leden.

Namens de rest van het bestuur krijgt voorzitter Jan Zoethout een bloemetje als blijk van waardering, dat hij nog een jaar in het bestuur blijft.

12. Sluiting
Om 21.24 uur sluit Jan Zoethout de vergadering.

Mei 2024

C. Ytsma-van Wieren, secretaris